Steeds meer vrouwen starten als Virtual Assistant en ontdekken de voordelen van deze flexibele en veelzijdige manier van werken. Of je nu thuis wilt werken om meer tijd met je gezin door te brengen of als digital nomad de wereld rond wilt reizen, het VA-schap biedt talloze mogelijkheden. Maar wat heb je nu écht nodig om als VA te starten? In deze blog neem ik je stap voor stap mee door de belangrijkste elementen die je moet hebben om succesvol van start te gaan.
1. Goede mindset en veel motivatie!
Voordat we ingaan op de praktische zaken, is het belangrijk om te beginnen met de juiste mindset. Als Virtual Assistant werk je zelfstandig en ben je verantwoordelijk voor je eigen succes. Dit betekent dat je gedisciplineerd, gemotiveerd en flexibel moet zijn.
Stel jezelf de vraag: Waarom wil ik een VA worden?
- Is het de vrijheid om je eigen uren in te delen?
- De mogelijkheid om vanuit huis of overal ter wereld te werken?
- De wens om een business op te bouwen waar je passie en vaardigheden samenkomen?
Een duidelijke motivatie helpt je om gefocust te blijven, vooral op dagen waarop het wat lastiger gaat. En geloof me: die gaan er zeker komen
2. Basisuitrusting: Laptop en internetverbinding
Het mooie van het VA-schap is dat je met minimale middelen kunt starten. Het belangrijkste wat je nodig hebt is een laptop of computer en een stabiele internetverbinding. Dit zijn je basisinstrumenten, omdat je de meeste taken online zult uitvoeren, zoals het beheren van e-mails, social media en andere digitale processen.
3. Je aanbod bepalen
Een van de grootste voordelen van werken als VA is de veelzijdigheid aan diensten die je kunt aanbieden. Voordat je begint, is het belangrijk om te bepalen waarin jij je wilt specialiseren. Denk aan je vaardigheden en interesses:
- Administratieve ondersteuning: Agenda’s beheren, e-mails bijhouden, reisplannen organiseren.
- Social media management: Content plannen en plaatsen, interactie aangaan met volgers, statistieken analyseren.
- Klantenservice: Vragen beantwoorden, contact met klanten onderhouden.
- Creatieve taken: Grafisch ontwerp, schrijven van blogs of nieuwsbrieven.
Je kunt beginnen met een breder aanbod en je later specialiseren in de taken die je het leukst vindt of waar je het meest succesvol in bent.
4. Werkruimte en tools
Hoewel je als VA locatie-onafhankelijk kunt werken, is het handig om een rustige werkplek te creëren waar je geconcentreerd kunt werken. Dit hoeft geen fancy thuiskantoor te zijn, maar een plek zonder afleidingen kan je productiviteit enorm verhogen.
Daarnaast zijn er verschillende digitale tools die je werk als VA makkelijker en efficiënter maken. Hier zijn enkele must-haves:
- Communicatietools: Zoom, Microsoft Teams, of Google Meet voor online meetings.
- Projectmanagementtools: Asana, Trello of Notion voor het bijhouden van taken en projecten.
- Documentenbeheer: Google Drive of Dropbox om bestanden te delen met je klanten.
- Tijdregistratie: Toggl om je gewerkte uren bij te houden.
Veel van deze tools bieden gratis versies aan, dus je kunt goedkoop beginnen.
5. Online zichtbaarheid
Je hoeft geen uitgebreide website te hebben om te starten als VA, maar een online aanwezigheid kan je enorm helpen om professioneel over te komen en potentiële klanten aan te trekken. Denk aan een LinkedIn-profiel, een Instagram account of een eenvoudige website waarop je je diensten en contactinformatie vermeldt.
Op je website of Instagram account / LinkedIn-profiel kun je bijvoorbeeld de volgende onderdelen zetten:
- Over mij-pagina: Vertel wie je bent en waarom je VA bent geworden.
- Dienstenpagina: Omschrijf welke diensten je aanbiedt en voor welk type klanten.
- Testimonials of referenties: Heb je al met een paar klanten gewerkt? Vraag om een review!
Heb je nog geen website of portfolio? Geen zorgen, je kunt beginnen met het posten van waardevolle content op social media zoals LinkedIn en Instagram. Laat zien welke expertise je hebt en bouw zo je online netwerk uit.
6. Klanten vinden: gebruik je netwerk en marketing!
Je hebt je diensten bepaald, je tools op orde en een online aanwezigheid – nu is het tijd om klanten te vinden! Dit is een cruciaal onderdeel van het VA-schap. Begin met netwerken, zowel online als offline.
- Netwerk binnen je eigen kring: Vertel familie, vrienden en kennissen over je nieuwe avontuur als VA. Vaak komen de eerste klanten uit je directe omgeving.
- Social Media: Gebruik platforms zoals LinkedIn en Instagram om jezelf zichtbaar te maken. Post regelmatig over je werk, je expertise en hoe jij ondernemers kunt helpen.
- Freelance platforms: Meld je aan bij platforms zoals Upwork, Fiverr, of Freelancer om in contact te komen met klanten die specifiek op zoek zijn naar VA’s.
- Samenwerken met andere VA’s: Veel VA’s werken samen met andere VA’s. Als de één teveel werk heeft, kan zij taken doorgeven aan een andere VA. Bouw een netwerk van collega-VA’s op en ondersteun elkaar.
7. Administratieve verplichtingen: inschrijven bij de KvK
Om als VA officieel van start te gaan, moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK) als zelfstandig ondernemer. Dit proces is simpel en kost eenmalig ongeveer €50. Daarnaast is het belangrijk om een zakelijke rekening te openen en je administratie bij te houden, zodat je inkomsten en uitgaven netjes op een rijtje staan voor de Belastingdienst.
Het bijhouden van je administratie kan eenvoudig via een boekhoudprogramma zoals Moneybird of e-Boekhouden.nl. Zo voorkom je gedoe en kun je je volledig richten op het opbouwen van je VA-business.
8. Blijven leren en ontwikkelen
Als VA heb je de kans om je constant te blijven ontwikkelen en te leren. De online wereld verandert snel, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en tools. Volg trainingen, online cursussen of webinars die je helpen om nieuwe vaardigheden te leren of om je verder te specialiseren in een bepaald vakgebied.
9. Focus op actie, niet op perfectionisme
Een veelgemaakte fout bij startende VA’s is dat ze te lang bezig zijn met het perfectioneren van zaken zoals hun website, huisstijl of social media-profielen, en daardoor niet aan de slag gaan met de écht belangrijke acties. Vergeet niet dat je bedrijf pas groeit door klanten te vinden en hen te helpen. Begin gewoon en optimaliseer later!
Focus op impactvolle acties:
- Klanten vinden en benaderen.
- Netwerken.
- Duidelijk communiceren wat je aanbiedt en hoe je klanten kunt helpen.
Het starten als Virtual Assistant biedt enorm veel mogelijkheden voor iedereen die graag vrijheid, flexibiliteit en eigen ondernemerschap wil combineren. Je hebt geen dure investeringen nodig, maar wel een dosis motivatie, een paar handige tools en een duidelijk plan om te beginnen. Als je je aanbod helder hebt en je jezelf goed weet te positioneren, kun je een succesvolle VA-business opbouwen en genieten van alle voordelen die deze carrière te bieden heeft.
Overweeg jij om als Virtual assistant te starten, maar kan je wel wat hulp gebruiken. Dan is mijn KICKSTART traject wellicht iets voor jou of vraag mijn VA Startersbundel aan!
